Guía · Citas
De lead a cita: cómo agendar citas que sí se realizan
Una cita agendada todavía no es una cita. El comprador acepta ir al showroom y el día acordado no contesta. El asesor lo registra como «cambió de opinión», aunque casi siempre la cita se cayó desde que se agendó: sin motivo, sin hora exacta y sin confirmación. Aquí revisamos cómo agendar citas a las que la persona sí llega y cómo medirlo con números.
El motivo de la cita importa más que la invitación
«Quiero presentarte el proyecto» es un mal motivo: la persona ya vio los renders y el precio, y siente que ya sabe todo. La cita tiene sentido cuando en ella va a recibir algo que no obtiene por mensaje.
«Ven al showroom y te platico más del proyecto».
«Te aparté dos unidades de 2 recámaras en el piso 8. En la visita te enseño cómo entra la luz al mediodía y calculamos los pagos con tu enganche. ¿Te queda el jueves a las 17:00 o el sábado a las 11:00?»
El motivo puede ser una unidad concreta, un cálculo con la forma de pago del cliente, una visita a la obra que un video no reemplaza o una condición con fecha límite. Más ejemplos en la guía cómo mejorar la conversión de leads.
Fecha y hora concretas, en los próximos días
- Ofrece dos opciones concretas, no «cuando puedas». Elegir entre dos es más fácil que proponer una.
- Agenda para los próximos 1 a 3 días. Mientras más lejos esté la cita, más probable es que en ese tiempo la persona encuentre otro proyecto o cambie de opinión.
- Propón el siguiente paso varias veces durante la conversación, no solo al final. Si el cliente no está listo, pregúntale qué necesita para venir.
- Conoce la forma de pago antes de la cita. Si en la cita resulta que no hay enganche, los dos perdieron el tiempo. Las preguntas para la primera conversación están en la guía sobre el lead calificado.
- Ofrece una videollamada si el cliente está lejos o todavía no quiere ir. También es una cita, y también se cuenta.
Confirmación y recordatorios
En cuanto el cliente acepta, envía por WhatsApp una confirmación: fecha, hora, dirección con ubicación en el mapa, quién lo recibe y qué verá en la cita. Después, dos recordatorios:
| Cuándo | Qué enviar |
|---|---|
| Al agendar | Confirmación: fecha, hora, dirección con ubicación, quién lo recibe, qué le vamos a mostrar |
| Un día antes | Recordatorio y pregunta: «¿Te confirmo para mañana a las 17:00?» |
| 1–2 horas antes | Mensaje corto con la ubicación y cómo encontrar la entrada o el estacionamiento |
¡Listo, Ana! Te espero el jueves a las 17:00 en la sala de ventas de Residencial Acme: [ubicación]. Te recibe Luis. Te tengo apartadas las dos unidades de 2 recámaras del piso 8 y el cálculo de pagos con tu enganche. Si algo cambia, escríbeme por aquí y lo movemos.
La última frase importa: si la persona sabe que puede mover la cita, es más probable que la reagende en lugar de simplemente no llegar.
Qué hacer si el cliente no llega
- El mismo día, 15 o 20 minutos después de la hora, llama y escribe. Sin reproches: «Te estamos esperando, ¿todo bien?».
- Propón un nuevo horario en los próximos días, otra vez con dos opciones.
- Si no contesta, el lead pasa al plan de seguimiento, no al estatus «no le interesa».
- Registra el motivo de la inasistencia si lo conoces. Los motivos muestran qué corregir: el horario, el motivo de la cita o la calificación.
Llama de forma que te puedan contestar: si el cliente no toma la llamada, deja sonar el teléfono más tiempo, vuelve a llamar después y escribe por WhatsApp. Cómo organizar los contactos lo explicamos en el plan de seguimiento.
Qué números revisar
| Indicador | Cómo se calcula | Qué muestra |
|---|---|---|
| Calificados a los que se les propuso cita | Leads con propuesta de cita ÷ leads calificados | Si los asesores proponen la cita |
| Citas agendadas | Citas con fecha y hora en el CRM | El trabajo del asesor en la conversación |
| Tasa de asistencia | Citas realizadas ÷ citas agendadas | La calidad del agendamiento: motivo, plazos, recordatorios |
| Costo por cita | Inversión en publicidad ÷ citas realizadas | Cuánto cuesta una cita en cada canal |
| Citas que terminan en apartado | Apartados ÷ citas realizadas | El trabajo del asesor en la cita y el producto |
Cuenta las citas realizadas, no las agendadas. El reporte de citas agendadas se ve bien, pero solo las que ocurren se convierten en ventas. Cómo encajan estos números en el embudo completo lo explicamos en la guía del embudo de ventas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo agendar una cita con un comprador de vivienda?
Con un motivo concreto (una unidad apartada, un cálculo de pagos, una visita a la obra), ofreciendo dos opciones de fecha y hora en los próximos 1 a 3 días, conociendo antes la forma de pago y enviando de inmediato una confirmación por WhatsApp.
¿Cómo reducir las inasistencias a las citas?
Confirmación en cuanto se agenda, recordatorios un día antes y 1 o 2 horas antes, ubicación y nombre de quien recibe, y la frase de que la cita se puede mover. Si el cliente no llega, llama y escribe ese mismo día y propón un nuevo horario.
¿Qué citas contar en el reporte?
Las realizadas, no las agendadas. Revisa aparte la tasa de asistencia, citas realizadas entre agendadas: muestra la calidad del agendamiento.